Rutas óptimas y los sistemas de información geográfica (SIG) como ventaja competitiva empresarial

Los altos costos de los hidrocarburos y sus derivados, así como la dificultad que presenta nuestra red vial, hacen que la operación eficiente y económica para los centros de distribución sea cada vez más difícil y a esto le sumamos la crisis económica mundial que nos viene afectando desde 2009, esto exige operaciones con bajos costos operativos en todos los niveles de la organización, sobre todo en la gestión de distribución, en donde la generación de rutas eficientes de distribución se vuelven complejas a la hora de requerir mayor eficiencia al más bajo costo posible.

Al tercerizar esta gestión, algunas empresas han encontrado cierto alivio, pero el costo se ha trasladado a un deterioro en el servicio al cliente. Determinar si las rutas que se planifican se cumplen a cabalidad y si el servicio al cliente no se está poniendo en riesgo en la distribución, son variables y retos cotidianos con que los operadores logísticos, centros de distribución y bodegas de despacho se enfrentan para ser eficientes y competitivos en un mercado cada vez más exigente.

La tecnología de los Sistemas de Información Geográfica (GIS), han venido a solventar esta problemática a quienes padecen de ella y a agregar valor a aquellas que de forma visionaria previeron la necesidad de mejorar la forma de diseñar sus rutas de distribución.

Con el uso de tecnología GIS y con ayuda de los equipos de sistemas de posicionamiento global o mejor conocidos como GPS, así como mapas digitales de la red vial nacional, muchas empresas han iniciado una nueva forma de diseñar rápidamente y muy eficientemente sus rutas de distribución, bajando en gran medida costos y aumentando la productividad de su flota, sea esta propia o sub-contratada

Con la integración de tecnología GIS, los sistemas de gestión de almacenes (WMS) o de pedidos y los sistemas de administración de transporte o TMS (por sus siglas en inglés Tranport Mangement System), se logra asignar numerosos pedidos por despachar en una variedad de vehículos con características diferentes, así como diseñar en cuestión de minutos las “Rutas Óptimas” a seguir por cada uno de los vehículos de despacho.  

  ArcLogistics by Esri

Entre los beneficios que han alcanzado con la aplicación de Rutas Óptimas y Tecnología GIS, tenemos: reducción de tiempos de elaboración de rutas para despacho diario de múltiples pedidos y múltiples vehículos, lo que reduce la cantidad de personal para tal labor; reducción del consumo de combustible de la flota de distribución ya que la ruta óptima elimina los paseos innecesarios;  determina calle por calle la ruta más rápida y corta y por ende menos costosa de ir de un cliente a otro;  maneja eficientemente las ventanas de tiempo que los clientes brindan para llevar su pedido;  se conoce con muy buena proximidad la hora en la que los vehículos de reparto, estará haciendo cada una de sus entregas programadas, mejorando así el servicio al cliente; si el conductor es nuevo y no conoce la ruta, los sistemas TMS brindan de forma electrónica (uso de equipos portátiles) o en papel, las rutas que debe de seguir para cada entrega; genera reportes gerenciales de costos y eficiencias en la planificación de rutas diarias;  si la flota cuenta con GPS, se puede generar auditorías de rutas, garantizando así que la planificación de rutas óptimas se cumpla; maneja históricos de planificación versus las rutas reales, de manera que sirvan de insumo de información para la toma de decisiones como: re-estructuración de rutas por exceso de visitas programadas, aumento o disminución de la flota de vehículos, tomando en cuenta que, o muchos pedidos frecuentemente llegan tarde o algunos vehículos están demasiado tiempo ociosos por no tener despachos que hacer; es un disuasivo para la tripulación del vehículos a hacer paseos innecesarios para atender tareas no programadas; reduce costos de pagos de deducibles de seguros de vehículos por accidentes ya que le indica al conductor donde es posible cruzar a la izquierda y donde no, evitando así accidentes y multas por infracciones de tránsito;  si la flota de vehículos de distribución es sub-contratada, con todos estos reportes y ayuda al conductor así como las ventajas mencionadas, éstas se pueden trasladar a las empresas transportistas y el centro de distribución puede negociar una mejor colaboración de manera de ayudarle a reducir sus costos de flete y así no incrementar las tarifas de éste hacia las empresa distribuidora.

Las empresas que se dedican a la entrega de paquetería en Los Estados Unidos de Norte América, fueron las primeras en enfrentar las problemáticas y desarrollar soluciones como las planteadas, en El Salvador, desde hace varios años, las empresas distribuidoras de refrescos carbonatados y de cervezas implementaron este tipo de soluciones.  En la actualidad otras más se han sumado a implementar soluciones con tecnología GIS para un mejor desempeño de sus flotas de vehículos de reparto. Sin embargo, la gran mayoría de empresas de distribución desconocen de este tipo de soluciones, o las consideran muy costosas y por ello no las implementan.

Se ha logrado demostrar que la reducción de costos al  aplicar la integración de tecnología GIS con los TMS, van desde un 25% a un 40% en reducción de consumo de combustible, lubricantes, neumáticos y demás, usando ésta tecnología en espacios de tiempo entre 30 a 120 días, lo que provee  un retorno de inversión tangible en muy corto tiempo, sin mencionar el hecho de que al mejorar el servicio al cliente, aumenta la fidelidad de éstos generando así un incremento competitivo en nuestro mercado. Pero los beneficios no solamente se adquieren en la reducción de costos del rodamiento de sus flotas de distribución, aplicando esta tecnología y procesos en la gestión de preventa y auto venta, se ha logrado aumentar hasta en un 25% la visita diaria lo que ha generado un aumento en ventas de hasta un 10% a un 15% diario.  Bajar costo, aumento de productividad y aumento en ventas, es la fórmula competitiva que ofrece las rutas óptimas.

Además se debe de tomar en cuenta que la misma tecnología utilizada para rutas óptimas, puede ser de gran ayuda para realizar auditoría de rutas y para análisis geo-espacial de mercadeo, común mente llamado Geo-Marketing, como una herramienta más de los planes estratégicos de mercadeo de la organizaciones.

Cabe destacar, que la generación de rutas y auditoría de rutas, igualmente presenta los mismos beneficios de ahorro, al aplicarlo en organizaciones no comerciales que tengan flotas de vehículos para sus operaciones.